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Incitatifs financiers en faveur des cyclistes 

Les organisations peuvent encourager leurs employés à se déplacer à vélo grâce à des mesures incitatives compétitives par rapport à celles offertes pour les autres modes de transport. Bien qu’il existe des incitatifs non financiers, nous aborderons ici ceux d’ordre financier. Ceux-ci prennent plusieurs formes : allocation périodique, indemnité kilométrique, indemnité stationnement (parking cash-out), remboursement des frais d’équipement ou d’entretien vélo, et retour garanti par taxi en cas d’urgence.

CONSTATS

Peu d’incitatifs financiers sont mis en place pour encourager les employés à se déplacer à vélo, alors que plusieurs existent pour les autres modes de transport, par exemple, le stationnement automobile gratuit ou un rabais sur la carte d’autobus.

Le déplacement à vélo doit être encouragé en proposant des mesures incitatives afin de devenir une option compétitive par rapport aux autres modes de transport.

SOLUTIONS

Tous les types d’incitatifs financiers sont pertinents pour l’employeur ; il suffit de choisir celui qui répond le mieux aux besoins des employés et aux objectifs de l’entreprise.

Allocation périodique

L’allocation pour les déplacements journaliers est une somme fixe octroyée aux employés qui se déplacent à vélo à partir de leur domicile vers leur lieu de travail. Cela peut être une allocation quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle, au choix de l’employeur.

Des exemples :

Outdoor Gear Canada

  1. Indemnité offerte : allocation mensuelle de 25 $ par mois à ses employés qui effectuent leurs déplacements domicile-travail à vélo pendant 70 % du temps.
  2. Coût du programme : environ 2220 $ par année avec neuf employés qui en bénéficient.
  3. Modalités : le transport doit être actif plus de 70 % du temps, et les employés confirment leur mode de déplacement au service des ressources humaines. Le contrôle repose sur le lien de confiance.
  4. Paiement : directement sur la paie, au même titre qu’un gain imposable.

 

Développement économique Saint-Laurent (DESTL)

  1. Indemnité offerte : allocation d’une demi-journée de congé après la saison de vélo pour les employés s’étant déplacés la majeure partie du temps en transport actif durant la saison.
  2. Coût du programme : environ une demi-journée à une journée de travail par an puisqu’un ou deux employés bénéficient de ce programme sur un total de 20 employés.
  3. Modalités : étant donné le petit nombre de participants, il n’existe aucun système de contrôle rigide. Celui-ci est basé sur le lien de confiance.
  4. Paiement : utilisation du congé.  

 

Centre culture et environnement Frédéric Back (Accès transports viables, Vivre en ville, Mobili-T, Écobâtiment)

  1. Indemnité offerte : allocation annuelle
  2. Coût du programme : environ 500 $ annuellement par employé
  3. Modalités : au moment de leur embauche, les employés ont le choix entre un rabais sur le transport en commun ou une allocation annuelle pour leur transport actif.
  4. Paiement : cette allocation est versée comme une prime (donc imposable), et l’employé peut l’utiliser à sa guise.

Indemnité kilométrique

L’indemnité kilométrique est versée à l’employé qui utilise son vélo pour ses déplacements domicile-travail, et ce, en fonction du nombre de kilomètres parcourus.

Un exemple :

Vélo Québec

  1. Indemnité offerte : somme octroyée pour les déplacements professionnels. 
  2. Coût du programme : 0,34 $/km parcouru N.B. : La même somme est offerte dans le cas d’une indemnité pour un déplacement en voiture. Aussi, le coût du programme est absorbé dans les dépenses courantes puisque cela fait partie des coûts de déplacement associés aux projets en cours (sinon, les déplacements seraient effectués avec un autre mode de transport).
  3. Modalités : l’employé doit inscrire le nombre de kilomètres parcourus sur son compte de dépenses et le multiplier par 0,34 $.
  4. Paiement : une fois par mois, remboursement du compte de dépenses, approuvé au préalable par un supérieur.

Remboursement des frais

Les frais encourus pour se déplacer activement vers le travail sont remboursés à l’employé. Par exemple, ces dépenses peuvent être liées à l’achat d’un vélo ou d’accessoires, à des frais de mécanique ou d’entretien du vélo.

Des exemples : 

Environnement Jeunesse

  1. Indemnité offerte : remboursement de tous frais encourus pour les déplacements alternatifs jusqu’à concurrence du tarif d’abonnement mensuel de transport en commun (Société de transport de Montréal).
  2. Coût du programme : montant total de 1945 $ pour deux employés (2016-2017). Chacun bénéficie de 996 $ par année (soit le prix d’une carte OPUS annuelle de la STM). Les deux employés ont presque utilisé la somme en entier.
  3. Modalités : l’employé(e) pourrait, pour une année, choisir de se faire rembourser l’achat d’un vélo, ou les frais d’entretien de son vélo personnel, et ce, pour une somme maximale équivalente à celle du titre de transport collectif pour une année. Un reçu est exigé pour un remboursement sur une base mensuelle. La comptabilité et la direction générale sont responsables de la gestion de ce programme, gestion qui s’avère très simple puisque peu d’employés.
  4. Paiement : le remboursement peut se faire par chèque ou virement bancaire, sur une base mensuelle ou selon l’utilisation par l’employé(e). Par exemple, durant l’été, le vélo est le mode de transport principalement utilisé et les frais sont souvent quasi nuls.

Développement économique Saint-Laurent (DESTL)

  1. Indemnité offerte : remboursement des frais pour des mises au point mécaniques du vélo aux employés utilisant le transport actif. Une somme allant jusqu’à 80 $ par employé (pièce justificative à l’appui) peut être octroyée par année.
  2. Coût du programme : environ de 80 $ à 160 $ puisqu’un ou deux employés l’utilisent et que le montant maximal est de 80 $ par employé.
  3. Modalités : sur présentation d’un reçu faisant état de la réparation.
  4. Paiement : par l’intermédiaire du compte de dépenses, lesquelles sont remboursées une fois par mois.

Indemnité stationnement

Le terme anglais parking cash-out représente une somme d’argent remise à un employé qui renonce à son stationnement automobile gratuit. Cette place de stationnement peut donc être utilisée (louée ou achetée) par quelqu’un d’autre.

Un exemple : 

Fédération des travailleurs et travailleuses du Québec (FTQ)

  1. Indemnité offerte : indemnité stationnement parking cash-out
  2. Coût du programme : 400 $ par année par employé pendant deux ans maximum. Depuis 2012, 40 personnes ont délaissé leur stationnement. En moyenne, 8 employés par année profitent du programme, pour un coût total annuel de 3200 $ pour l’entreprise (données de 2017).
  3. Modalités : le stationnement doit être délaissé pendant deux ans et l’employé ne peut utiliser cette indemnité qu’une fois «au cours de sa carrière dans l’organisation». La gestion de l’indemnité est effectuée conjointement entre le service de la gestion de l’immeuble et le service de la paye.
  4. Paiement : sous forme de carte-cadeau imposable (allocation sur la paie de l’employé).

Retour garanti en taxi

Il s’agit d’un remboursement de la note de taxi, offert à l’employé en cas de déplacement de nécessité absolue.

Des exemples : 

Université Laval

  1. Indemnité offerte : retour garanti par taxi en cas d’absolue nécessité
  2. Coût du programme : de 300 $ à 350 $ annuellement, avec 10 à 13 demandes par année (sur 3000 employés admissibles). Montant admissible par employé : 30 $ (sujet à augmenter).
  3. Modalités : un formulaire doit être rempli sur le site web de l’université, approuvé par un superviseur. Le contrôle repose sur le lien de confiance.
  4. Paiement : en argent comptant en échange du reçu de taxi et du formulaire signé.

Commission de la construction du Québec (CCQ)

  1. Indemnité offerte : retour garanti par taxi en cas d’absolue nécessité
  2. Coût du programme : environ 200 $ au cours des deux dernières années. Utilisé en moyenne trois fois par année pour l’ensemble de la CCQ pour le total des employés. Montant admissible par employé : 40 $ pour un maximum de cinq fois par année.
  3. Modalités : un formulaire de remboursement de dépenses doit être rempli, en y joignant un reçu de taxi.
  4. Paiement : remboursement effectué directement sur la paie de l’employé quelques semaines après l’utilisation du service de taxi.

ÉTAPES

Identifier les besoins des employés et les objectifs de l’entreprise.

Choisir le(s) type(s) de programmes d’incitatifs financiers souhaités.

Estimer le coût du programme (en tenant compte d’une majoration) : somme octroyée à l’employé et nombre d’employés qui en bénéficieront.

Selon l’incitatif choisi, déterminer les modalités :

  •  Quels employés seront admissibles ?
  • Quelle sera la périodicité de l’indemnité (ex. : hebdomadaire, annuelle) ?
  • Dans quelle proportion de ses déplacements (ex : 70 %) l’employé devra-t-il utiliser le transport actif pour récolter l’indemnité ?
  • L’indemnité sera-t-elle kilométrique ou forfaitaire ?
  • Comment justifier le mode de transport utilisé : sur le lien de confiance de l’employeur envers l’employé ou à l’aide d’une application ?
  • Quel sera le système de paiement ?
  • Quel sera le montant admissible pour chaque employé ?

Faire connaître le programme aux employés.

Effectuer le suivi et faire des ajustements s’il y a lieu.

N.B. : Tous les incitatifs financiers directs servant à encourager les déplacements domicile-travail sont des avantages considérés comme imposables.

VÉLOSYMPATHIQUE est une marque de certification de Vélo Québec Association.

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